Cách viết báo cáo công việc chuẩn nhất

748 Lượt xem

Vì sao cần làm báo cáo công việc

Viết báo cáo là công việc cần làm với mỗi nhân viên, cách viết báo cáo công việc như thế nào chuẩn nhất thì chưa hẳn ai cũng đã biết, báo cáo ngày cần thông tin gì, báo cáo tuần cần viết  như thế nào,… cùng tìm hiểu các kỹ năng viết báo cáo chuẩn qua bài viết.

Không chỉ các nhân viên văn phòng, các tổ trưởng mới phải báo cáo công việc mà với các ngành nghề khác cũng nên có báo cáo công việc, không chỉ giúp người quản lý nắm bắt được tình hình công việc để có điều chỉnh hợp lý và với bản thân người báo cáo cũng sẽ biết mình đã làm những việc gì, có đúng mẫu kế hoạch, yêu cầu hay không và sẽ có thay đổi để đạt hiệu quả cao hơn.

Báo cáo công việc có thể viết tay hay sử dụng máy tính với các phần mềm hỗ trợ như Ms word, powpoint hay excel tùy theo quy định, báo cáo công việc thường được viết bằng word để công ty có thể lưu trữ và sử dụng sau này nếu cần.

Kỹ năng báo cáo công việc

Một số kỹ năng viết báo cáo công việc

Kết quả công việc sẽ nói nên được khả năng làm việc và năng lực của bạn, báo cáo công việc sẽ giúp người quản lý đánh giá và nhìn nhận được việc này, để có một bản báo cáo tốt nhất bạn cần có một và kỹ năng cần thiết.

 Báo cáo công việc chuẩn cần đầy đủ các thông tin, không trình bày dài dòng, rườm ra, quá nhiều cho tiết thừa, báo cáo chuẩn cần ngắn gọn mà bao gồm toàn bộ các thông tin cần thiết cho “sếp” đọc qua đã có thể biết được tất cả các công việc bạn đã làm thời gian thực hiện nó ra sao và kết quả của những công việc đó.

Cách viết báo công việc hàng ngày: Bạn cần cho thời gian chi tiết thực hiện các công việc, nội dung thực, còn với báo cáo tuần hay tháng thì yêu cầu nhiều thông tin hơn vì khối lượng công việc thực hiện lớn hơn.

Kỹ năng trình bày rất quan trọng không chỉ với báo cáo công việc mà cần phải áp dụng với bất kể văn bản, đơn từ nào, bài báo cáo cần có bố cục rõ ràng và đúng quy định được trình bày trên đúng khổ giấy, khi in báo cáo không bị sai lệch giữa nội dung và trang giấy, bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu báo cáo công việc và sử dụng để có báo cáo chuẩn nhất.

Hướng dẫn cách viết báo cáo công việc

Tùy theo quy định của mỗi công ty hay yêu cầu của người quản lý bạn sẽ làm các bản báo cáo công việc khác nhau, báo cáo ngày, báo cáo tuần, tháng, quý, năm mỗi loại báo cáo thể các điểm chung cũng như điểm riêng.

Chuẩn bị tất cả các nội dung công việc đã thực hiện trong tuần hay trong tháng trước khi làm báo cáo để không bỏ sót thông tin quan trọng nào và có thể triển khai theo trình tự để người xem dễ hiểu nhất.

Một bản báo cáo được viết với các thông tin sau:

  • Tên công ty, phòng ban
  • Tên người báo cáo, người nhận
  • Tên báo cáo: Báo cáo công việc ngày, tuần, tháng,… Báo cáo công việc thực hiện dự án A, B, C
  • Các công việc đã thực hiện: Thời gian thực hiện, nội dung công việc, người thực hiện, kết quả đạt được. Nếu là là tổ trưởng hay người quản lý thì báo cáo cần có các công việc thực hiện của các thành viên trong tổ và nhận xét đánh giá.
  • Đưa ra một số khó khăn, vướng mắc: Giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn về tình hình thực hiện công việc và có những nhìn nhận tích cực.

Mẫu báo cáo

Một vài lưu ý khi viết báo cáo tuần, tháng cho tổ

  • Phần nhận xét thái độ làm việc và trách nhiệm của các thành viên trong tổ là quan trọng, giúp ban quản lý đánh giá được năng và thái độ làm việc và sẽ có những khen thưởng phù hợp để phát huy tinh thần, đối với các thành viên trong tổ cũng sẽ thêm tin tưởng với bạn và có những cố gắng trong công việc khi chúng được nhìn nhận.
  • Liệt kê chi tiết các công việc đã thực hiện của từng thành viên và những kết quả đạt được.
  • Đưa ra những khó khăn và cách khắc phục là cách thể hiện bạn là người có trách nhiệm trong công việc, nếu có hãy chủ động nhận những khuyết điểm, những điều chưa thực hiện tốt so với bản kế hoạch đặt ra.

Trên đây là một số kỹ năng và cách viết báo cáo công việc chuẩn bạn nên tham khảo và áp dụng để có kết quả tốt nhất.