Giấy đề nghị thanh toán và những điều có thể bạn chưa biết

266 Lượt xem

Giấy đề nghị thanh toán là gì? Có những loại nào? Cách viết giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn pháp quy như thế nào? Câu trả lời sẽ có trong bài viết sau đây!

1. Khái quát về định nghĩa giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy dùng trong hành chính, là mẫu giấy mà cá nhân khi đi làm nhiệm vụ cho công ty phải tự ứng tiền ra, sau đó làm giấy này để xin tiền thanh toán cho khoản tiền phục vụ việc công của cơ quan mình làm việc. Mẫu giấy đề nghị thanh toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2015 của Bộ trưởng Bộ tài chính, mẫu giấy sẽ liệt kê tất cả khoản chi mà người làm đơn phải tạm chi cho công ty sau đó xin công ty thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

2. Mục đích của mẫu giấy đề nghị thanh toán

Như đã nói ở trên, mục tiêu chính của mẫu giấy đề nghị thanh toán đó chính là cá nhân phải tạm ứng tiền của mình để đi làm việc cho công ty sẽ được làm giấy này nộp lên cơ quan để xin tiền trợ cấp hoàn lại khoản tiền mình đã chi cho việc công Kế toán công ty có thẩm quyền nhận đơn này và giải quyết cho nhân viên theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó những mẫu giấy chứng nhận đã được thiết lập sẽ đóng vai trò như là một chứng cứ chứng minh những những khoản chi mà công ty sử dụng cho công việc chứ không phải cán bộ ăn chặn hay dùng vào việc riêng

Vì vậy với hoạt động của công ty mà nói rất cần đến sự góp mặt của giấy đề nghị thanh toán, làm cơ sở và những điều kiện đáp ứng cho nhu cầu hoạt động của công ty.

Muốn làm kế toán giỏi nhất định phải biết giải quyết các loại mẫu giấy đề nghị thanh toán. Theo đó, hãy nằm lòng những thông tin này để giải quyết công việc được chu đáo hơn nhé!

>>> Bạn đọc có thể quan tâm muốn tìm hiểu thêm khái niệm chi phí hạng mục chung là gì? mà rất nhiều người đang thắc mắc. 

3. Quy trình thực hiện mẫu giấy đề nghị thanh toán

Để khai đúng mẫu giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn pháp quy thì bạn cần thực hiện những bước đơn giản như sau:

- Bước 1: Người có nhu cầu xin tiền thanh toán tiến hàng khai giấy đề nghị thanh toán

- Bước 2: Trưởng bộ phận có quyết định xét duyệt

- Bước 3: Thủ trưởng đến phiên xét duyệt có thanh toán hay không

- Bước 4: Nhân viên kế toán tới phiên lập phiếu  chi

- Bước 5: Kế toán trưởng xét duyệt những giấy tờ do kế toán ghi chép

- Bước 6: Thủ trưởng phê duyệt những chi tiêu được ghi chép

- Bước 7: Thủ quỹ chi tiền khi được lệnh của cấp trên.

Đây là quy trình một công ty xét duyệt mẫu giấy đề nghị thanh toán. Bạn có thể áp dụng quy trình này vào trường hợp xin thanh toán của mình để kiểm soát chi tiêu được tốt nhất. Tất cả những bước này cần được tiến hành đúng quy trình và đúng quy định của pháp luật để được thanh toán một cách nhanh chóng nhất và hợp lý nhất.

Đặc biệt điều cần lưu ý là dù bạn đang ở bất kỳ tình huống nào cũng vậy, khi làm mẫu giấy đề nghị thanh toán phải được kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị xét duyệt, ký kết thì người làm đơn mới được nhận thanh toán và làm giấy biên nhận với công ty. Chính vì vậy bạn cần lưu ý điều này để đỡ mất công khi làm giấy đề nghị thanh toán nhé!

4. Có bắt buộc phải làm mẫu giấy đề nghị thanh toán hay không?

Rất nhiều người tự vấn không biết mẫu giấy đề nghị thanh toán này có bắt buộc phải sử dụng trong khuôn khổ các công ty hay không? Câu trả lời là có bắt buộc. Giấy đề nghị thanh toán được coi là 1 trong những thủ tục giải quyết tiền nong  thanh toán mà mà bất kỳ kế toán nào cũng thường xuyên ứng dụng để giải quyết nhu cầu chi tiêu của công ty cũng như giải quyết tiền thanh toán cho các cá nhân đi làm nhiệm vụ. Giấy đề nghị thanh toán là loại giấy tờ bắt buộc đối với mọi cơ quan tổ chức.

Hướng dẫn viết giấy đề nghị thanh toán

5. Hướng dẫn viết Giấy đề nghị thanh toán 2019:

1.Đầu tiên bạn cần ghi rõ tên đơn vị, bộ phận ở góc trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán

Ví dụ:

Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Hoàng Cương

Bộ phận: Phòng Hành chính tổng hợp

2. Đây là mẫu giấy quy định phải có dòng kính gửi Tổng Giám đốc người có thẩm quyền xét duyệt chi tiền trong công ty.

3. Người làm giấy đề nghị thanh toán phải khai rõ ràng mạch lạc họ tên, địa chỉ nơi mình làm việc.

Ví dụ:

Họ và tên người cần được thanh toán: Nguyễn Nhật Trang Anh

Bộ phận: Phòng Marketing

4. Nội dung thanh toán: Liệt kê tất cả những lý do tại sao cần tới khoản tiền thanh toán này, chi cho mục đích gì, cần chi cho những cái gì...

Ví dụ: Thanh toán tiền mua mua đồ trang trí công ty tháng 6/2019.

5. Số tiền: Khai tổng số tiền của khoản chi một cách rõ ràng chính xác, đúng và đủ.

Vừa phải khai số tiền bằng chữ lại vừa phải khai số tiền viết bằng số.

Ví dụ:

Số tiền: 300.000 đồng

Bằng chữ: Ba trăm nghìn đồng chẵn

6. Phương thức thanh toán: Bạn muốn thanh toán qua chuyển khoản hay trả tiền mặt?

Nếu tình huống đặt ra là thanh toán bằng chuyển khoản, cần khai thêm các nội dung:

- Người thụ hưởng

- Số tài khoản

- Tại Ngân hàng

7. Nguồn kinh phí: Tùy theo từng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp với các cơ chế quản lý thu chi khác nhau mà các khoản chi đề nghị thanh toán có thể do các nguồn khác nhau thanh toán cho ví dụ như chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án, chi phí thực hiện công trình,…

Tham khảo: Việc làm điện điện tử là một trong những nghề đang được nhiều người lựa chọn, bạn đã biết cách tạo CV điện điện tử chuẩn chưa. Xem ngay để biết cách làm một CV xin việc chuẩn nhất.

6. Phân loại giấy đề nghị thanh toán

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133

Mục đích của mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133 là loại giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được công ty tạm ứng bất cứ khoản nào, người chi tiền làm đơn này để làm thủ tục đòi công ty thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán khoản đã chi.

Để khai đúng mẫu đơn này bạn cần đảm bảo góc trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên nơi bạn đang công tác. Giấy đề nghị thanh toán còn phải có dòng kính gửi giám đốc doanh nghiệp người có thẩm quyền xét duyệt chi tiền.   

     +   Người đề nghị thanh toán khai rõ liệt kê đầy đủ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán vừa viết bằng số vừa viết bằng chữ

     +   Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.

  –    Sau khi người nhân viên chi tiền túi của mình để hoàn thành nhiệm vụ công ty giao phó,  người chi tiền túi phải tiến hành làm giấy đề nghị thanh toán để nhận lại khoản tiền mình đã tạm chi cho công ty, sau khi làm xong bạn nộp cho kế toán trưởng xét duyệt sau đó chuyển lên cho giám đốc doanh nghiệp duyệt chi. Sau khi có quyết định của Giám đốc, kế toán lập phiếu chi chuyển qua cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng excel

Nếu bạn muốn áp dụng excel để làm giấy đề nghị thanh toán bạn có thể tham khảo cách tạo lập như sau:

Những mục chính yếu bắt buộc phải có trong nội dung giấy đề nghị thanh toán đó là:

- Thông tin đầy đủ về công ty nơi bạn công tác bao gồm tên công ty, địa chỉ, được áp dụng viết theo nghị định nào.

- Khai rõ mục tên là: “Giấy đề nghị thanh toán”.

- Tiếp theo là thông tin đầy đủ của người xin thanh toán cần ghi đầy đủ rõ ràng tên người nhận, chức danh, thuộc bộ phận đơn vị nào.

- Tiếp sau đó là thông tin đầy đủ tên họ, tên bộ phận nơi bạn làm việc của người đề nghị thanh toán, yêu cầu thanh toán là gì, số tiền chi ra cần thanh toán là bao nhiêu.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng bản word

Khi bạn tạo lập mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng bản excel bạn đã có được một bố cục, một loạt những thông tin hoàn chỉnh thì sang đến bản word bạn cũng có thể sử dụng những thông tin đó, bạn chỉ cần copy thông tin nội dung từ bản excel sang bản word để không phải liệt kê hay kê khai lại nội dung và không mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm.

Không khác bản excel là mấy, bản giấy đề nghị thanh toán làm trên word cũng cần ghi rõ ràng rành mạch đầy đủ những thông tin gồm có tên người đề nghị thanh toán, tên đơn vị người thanh toán làm việc ,nội dung, hình thức, số tiền cần thanh toán... Nếu hiểu rõ về cách thức lập giấy đề nghị thanh toán bạn có thể lập mẫu giấy xin tiền này một cách nhanh chóng mà rất tiết kiệm về thời gian công sức. Vì vậy trước khi tạo lập giấy bạn chỉ cần đọc tham khảo thật kỹ các bước hướng dẫn làm và kê khai chính xác nội dung là bạn đã tạo lập giấy đề nghị thanh toán thành công rồi đấy.

7. Để viết được mẫu giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn bạn cần chú ý

Thông tin ngắn gọn, rõ ràng

Mẫu giấy đề nghị thanh toán quá dài là điều không cần thiết, vì viết như thế rất tốn giấy mực thời gian và công sức trong khi mẫu giấy này chỉ cần ngắn gọn, đầy đủ và xúc tích, chính xác. Người viết mẫu giấy này sẽ phải kê khai đầy đủ thông tin cá nhân của mình.

Số tiền thanh toán được viết bằng chữ

Cũng như các hóa đơn thanh toán tiền khác thanh toán trong trường hợp này cũng cần viết rõ số tiền mặt cần thanh toán là bao nhiêu bằng chứ và bằng số để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, chính xác về thông tin, tránh việc bạn viết sau tẩy xóa nhìn không rõ số thì đã có phần chữ minh họa.

Số tiền được viết bằng số và bằng chữ

Có chữ ký đầy đủ

Mẫu giấy đề nghị thanh toán cần có đầy đủ chữ ký của cấp trên có thẩm quyền chi trả để thể hiện giấy đã được phê duyệt nên có đầy đủ chữ ký của người đề nghị thanh toán, kế toán trưởng của công ty, kèm theo đó là chữ ký của người duyệt. Tất cả đều phải ký và ghi rõ họ tên để đảm bảo thủ tục hành chính cơ bản.

Trên đây là những thông tin cơ bản đầy đủ nhất về mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2019. Hy vọng qua bài viết này bạn đọc đã nắm rõ thủ tục làm giấy đề nghị thanh toán và không còn bỡ ngỡ khi thiết lập loại giấy tờ này tại nơi mình công tác nữa. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết. Trân trọng!

mau-so-05-tt-1.doc